La Triple A como aliada para recortar hasta un 50% los gastos de impresión

La feroz competitividad empresarial actual provoca que debamos recortar gastos por todos los medios para poder destinarlos a una inversión que nos permita ser más competitivos y diferenciarnos mediante la excelencia de nuestros competidores.

Existen ciertas partidas presupuestarias a las que resulta complicado “meter el tijeretazo”. La dificultad para cuantificar el importe total de la misma, la complejidad en la cantidad, producción y origen del propio gasto nos ponen las cosas muy difíciles y pueden tentarnos a dejar este control en un segundo plano ante desafíos más inmediatos y sencillos.

¿Sabemos cuantificar el coste total de nuestro sistema de impresión?

El sistema de impresión de una empresa, por pequeño que resulte en materia de usuarios y dispositivos, puede suponer un coste importante dentro de una organización. Seguramente nos encontremos con dificultades para responder a preguntas como el importe mensual total de gastos de impresión destinado a dispositivos, mantenimiento y consumo.

• ¿Podríamos cuantificar el porcentaje de impresiones no profesionales que se producen en nuestra organización?
• ¿Sabemos cuántas de nuestras impresiones se quedan en la bandeja de salida del dispositivo y terminan en la papelera?
• ¿Cuántos de los correos electrónicos que imprimimos son estrictamente necesarios?
• ¿De verdad todas las impresiones que realizamos en color no podrían abaratarse cambiando a escala de grises?
• ¿Cuánto papel gastamos de más por no forzar la impresión a doble cara?

Si no sabes responder a estas preguntas, no podrás ser capaz de estimar el sobrecoste que el sistema de impresión acarrea a tu compañía y mucho menos podrás acometer su reducción de manera ágil.

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¿Qué es una solución AAA?

En una época donde abundan los tecnicismos y los anglicismos, debemos centrarnos ya no tanto en la nomenclatura ni tampoco en el propio proceso de la tecnología, lo que debe importarnos es cómo nos beneficia. Las tres A que definen los beneficios de esta tecnología son:

• Autenticación: el método por el cual nos identificamos ante el servicio de impresión y que nos permitirá auditar, computar, aplicar reglas personalizadas y grupales, así como cumplir con el RGPD y con un sistema seguro que salvaguarde los documentos sensibles.
• Autorización: el conjunto de reglas, permisos y exclusiones que nos permiten establecer cuotas para un usuario o grupo, predefinir reglas para evitar malos usos y en definitiva que se cumpla con la política de impresión ideal que establezcamos en la compañía.
• Accounting: la tercera A es la que corresponde a la contabilidad y es la que nos permite que tanto el propio usuario que imprime un trabajo, como el responsable del control tengan una idea exacta del coste mensual, de la cantidad de trabajos de cada tipo que imprimen un usuario y un grupo.

Beneficios de la Triple A

• El establecimiento de un sistema de autenticación y autorización permite una auditoría del origen y tipología de las impresiones, fomentando el buen comportamiento y eliminando las impresiones no deseables por su carácter no profesional. Posee un carácter disuasorio de las malas praxis. Incluye opciones como el archivado de documentos y la implantación de marcas de agua y metadatos para determinar el origen exacto de la impresión, algo también beneficioso para detectar posibles fugas de información confidencial crítica.
• La asignación de unas cuotas mensuales de impresión y la activación de medidas de ahorro medioambiental como la restricción del acceso al color y a impresiones a una única cara, así como la limitación de impresión de correos electrónicos genera un importante ahorro dentro del presupuesto de impresión de la organización, además de provocar una reducción significativa de la huella de carbono de la empresa.
• Establecer la liberación de los trabajos mediante un sistema de autenticación incrementa la seguridad de los documentos sensibles de la organización.
• Esa misma autenticación en la liberación de los trabajos elimina esa ingente cantidad de impresiones no recogidas que terminan en la destructora de papel.
• Estas medidas brindan entre un 30%-50% de ahorro en costes de impresión a las empresas.

• Ayuda al cumplimiento de la RGPD al establecer un proceso desde el inicio hasta el fin de la vida útil del documento que cumple con los principios de seguridad, protección de datos, protección del acceso a la información de las personas y respeto de su derecho al olvido.
• Facilita enormemente la imputación de costes a proyectos y departamentos mediante su sistema de accounting y su versátil herramienta de informes.
• Libera de carga al departamento de TI consiguiendo de manera muy sencilla objetivos como maximizar el tiempo de actividad y disponibilidad de los dispositivos que componen el parque de impresión.
• Convierte la impresión móvil y sin drivers en una tarea sencillísima.
• Permite monetizar a los clientes el servicio de impresión a terceros y recuperar el coste de inversión del software y dispositivo de manera muy sencilla.
  • Por ejemplo: en Administraciones de Fincas o Coworking y también en Universidades / Colegios Mayores con un servicio directo a comunidades / clientes / alumnos que se puede combinar incluso con una pasarela de pago.

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Como puedes ver, en un entorno tan competitivo no hay mejor aliado para el control de costes de impresión que una solución Triple A.

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