WM Clinics

Antes de la implantación de la herramienta, WM Clinics no disponía de un servidor de impresión centralizado. En muchas clínicas existía una impresora por puesto de trabajo o dispositivos compartidos en redes locales, lo que complicaba enormemente el mantenimiento, gestion, el soporte técnico y el control del parque de impresión, así como complejizaba la instalación y configuración del equipo en los nuevos puestos de trabajo, igualmente el personal que se mueve entre diferentes clínicas, debian tener un controlador diferente por cada uno de los centros y equipos, y en muchos casos impedía el envio en remoto de trabajos de Impresión. Además, la organización se enfrentaba a otros retos importantes:

• Dificultad para analizar los volúmenes de impresión en las distintas clínicas.
• Diversidad de marcas y modelos de impresoras, lo que complicaba el soporte.
• Diferentes tipos de consumibles y proveedores de mantenimiento.
• Falta de visibilidad global sobre el uso de los equipos.
  Este escenario hacía que la gestión fuera poco eficiente y difícil de escalar en una organización con múltiples centros.

Según explica Francisco Castillo, uno de los factores clave fue su experiencia previa con la tecnología, así como la capacidad de la aplicación de Gestionar una única Cola de Impresión para toda la compañía, securizar el acceso mediante Single Sign On y automatizar el despliegue de Nuevos dispositivos sin necesidad de acceder al equipo del Usuario. Igualmente, ofrecía una capacidad adicional, no especificada en los requerimientos iniciales, como es la impresión desde Dispositivos Móviles e impresión a distancia.

PaperCut igualmente había demostrado ser una solución eficaz en su anterior organización, gracias a su implantación rápida, sencilla y efectiva.
Tras comparar distintas soluciones del mercado, PaperCut Hive destacó por varios aspectos:

•  No requiere servidores dedicados, lo que simplifica la infraestructura.
• Integración completa con la herramienta de Colaboración y Comunicación de la
  compañía.
• No necesita configuraciones complejas en los equipos de usuarios ni modificaciones a nivel de red que garantizaban la seguridad de acceso.
• Permite una gestión de impresión completamente cloud.
• Garantizaba una total confidencialidad de la documentación enviada a la impresora, ya fuera por la funcionalidad de Impresión retenida, como el cifrado de los datos que se intercambiaban entre Cliente e Impresora.

Además, otros factores importantes en la decisión fueron:

• Integración con Microsoft 365 Entra, facilitando la autenticación de usuarios.
• Posibilidad de liberar trabajos con tarjeta de empleado.
• Compatibilidad con múltiples sistemas operativos y dispositivos (MacOS, Windows,Android, IOS).

Todo ello permitía ofrecer un servicio de impresión flexible y adaptado a un entorno moderno
de trabajo.

Tras la implantación de PaperCut Hive, WM Clinics dispone ahora de una consola centralizada de gestión, desde donde el departamento de Tecnología puede supervisar todo el parque de impresión de la organización.
Esto les permite conocer en tiempo real:

• El estado de las impresoras y de sus tóneres.
• Los volúmenes de impresión por clínica
• El uso por equipos y usuarios.
• Automatizar la solicitud de recambio de tóner para las clínicas.
• Acelerar el proceso de instalación y configuración de Impresora en los puestos de trabajo.

Además, el sistema incorpora funcionalidades de retención segura de trabajos, lo que significa que los documentos solo se imprimen cuando el usuario los valida desde su tarjeta de empleado o desde su dispositivo móvil.
Desde el punto de vista de tecnología, disponer de una única cola de impresión facilita el despliegue y plataforma de equipos de usuario, así como la posibilidad de imprimir en cualquier localización, o incluso enviar un trabajo a una localización remota a otro empleado que podamos liberarla desde el móvil, facilita la gestión, eficiencia y control de los empleados sobre sus trabajos.

Los empleados pueden ahora:

• Imprimir desde cualquier dispositivo.
• Liberar trabajos desde su móvil, desde cualquier emplazamiento.
• Enviar documentos a cualquier equipo de la red sin necesidad que nadie los imprima en local.

Esto ha mejorado significativamente la flexibilidad, eficiencia y control sobre los procesos de impresión.

Sí. La implantación de PaperCut nos ha ayudado a nuestros compromisos de Sostenibilidad, pudiendo concienciar a los usuarios de los trabajos que imprimen, forzar el uso de la Doble Cara y el B/N frente al color, hacer que esté en nuestra mano reducir el impacto medioambiental que supone imprimir documentos.
La plataforma permite:

• Fomentar el uso de impresión a doble cara.
• Priorizar blanco y negro frente al color.
• Concienciar a los usuarios sobre el volumen de documentos que imprimen.
• Comunicar los volúmenes de impresión.

Esta implantación nos ha ayudado a acelerar los procesos de Digitalización de la compañía.
De esta forma, la organización puede reducir su consumo de papel y su impacto medioambiental, alineando la tecnología con sus objetivos de sostenibilidad.

SOM nos facilitó la posibilidad de desplegar un único dispositivo de impresoras para todos nuestro parque, compatible con Papercut y en diferentes fases que nos permitía controlar mejor el despliegue y desarrollo del proyecto. Igualmente su capacidad para la puesta en marcha del dispositivo en las clínicas, nos hizo decantarnos por este proveedor.