05 Ago 11 beneficios de Microsoft Teams para tu organización
Descubre gracias al estudio de Forrester Research como Microsoft Teams es el ingrediente secreto para mejorar tu receta de negocio.
El mundo cambia a una velocidad de vértigo. La Transformación Digital ha modificado el paradigma empresarial en materia de colaboración, movilidad, productividad e innovación. La toma de decisiones, la consulta de documentación, la comunicación entre miembros de un equipo de trabajo, diferentes áreas de una organización y entre las partes implicadas en un negocio debe ser ágil, fiable e inmediata con independencia de la ubicación de cada una de las piezas del tablero.
Microsoft Office 365 integra en sus distintos paquetes diferentes funcionalidades de Microsoft Teams en las áreas de Colaboración basada en Chat, integración con aplicaciones de Office 365 y Seguridad y Cumplimiento.
Microsoft Teams ofrece como herramienta de productividad chats, reuniones, llamadas y acceso integrado a aplicaciones de Office 365 como SharePoint, OneNote y Planner. Pese a todo, quizás no seamos capaces de ver y cuantificar el beneficio por áreas que nos brinda.
La consultora independiente de estudios de mercado Forrester Research ha realizado un completo análisis (The Total Economic Impact of Microsoft Teams) sobre el impacto económico total (TEI) y el retorno de la inversión (ROI) que supone la implementación de Microsoft Office 365 y la adopción de Microsoft Teams en una organización potencial de 5000 usuarios, 1500 de los cuales son trabajadores de primera línea.
Forrester ha resumido las ventajas de esta solución en 11 epígrafes:
1. Mayor efectividad y eficiencia en las reuniones.
2. Reducción de las partidas presupuestarias de soluciones de comunicación y colaboración.
3. Minoración de las dietas y pernoctaciones por viajes de empresa para reuniones.
4. Ahorro de tiempo en la colaboración para el personal de apoyo y documentación de tomas de decisiones.
5. Ahorro de tiempo en la colaboración del personal de primera línea.
6. Menor tiempo en la toma de decisiones.
7. Reducción de la rotación del personal y de los gastos de on-boarding al fidelizar al empleado mejorando su experiencia.
8. Ahorro al reducir el tiempo perdido al alternar entre sistemas y aplicaciones.
9. Ahorros de tiempo al trabajar con agentes externos.
10. Reducción del tiempo de inactividad.
11. Ahorro de tiempo en el gobierno IT y el eDiscovery.
Los beneficios centrados por áreas funcionales
Comunicación
La absorción y transformación de Skype for Business dentro de la solución Microsoft Teams brinda una experiencia contrastada en materia de comunicación. La principal mejora sería reducir el número y duración de las reuniones principalmente por la confiabilidad y estabilidad de la solución, con un menor tiempo de configuración y de resolución de problemas.
Una fuente de beneficios adicional se genera debido al menor uso de otras soluciones de comunicación tanto de software como de hardware. Por último, pero no menos importante, se produce un importante ahorro debido a la eliminación de 150 viajes con pernoctación en un plazo de tres años.
Colaboración
Dentro de un proyecto, responder a los miembros implicados, recopilar información de diferentes programas y dispositivos y buscar recursos puede convertirse en un desafío. Con la espada de Damocles de los plazos de entrega colgando, salvar tiempo para potenciar la parte creativa no tiene precio.
El trabajo colaborativo con espacios compartidos y la información en común en los repositorios online hacen más eficiente el desempeño diario con funcionalidades como la posibilidad de edición simultánea de documentos, control de versiones, búsqueda de archivos y conversaciones en grupos y ficheros. Se estima que se ahorran 4 horas de trabajo semanal.
La propia colaboración del personal asistente en la toma de decisiones y del que informa a terceros de las acciones y decisiones realizadas (Information Worker) genera un ahorro adicional de 45 minutos por semana debido al mejor trabajo en equipo y acceso a la información.
Se reduce el tiempo de inactividad en un 14,6% al tener los recursos en línea respecto a soluciones on-premise. Un beneficio colateral lo encontraríamos en la reducción de carga del trabajo del departamento de TI.
El tiempo de toma de decisiones mejora en un 17,7%. La experiencia de empleado experimenta un gran cambio debido a la satisfacción, integración y el empoderamiento otorgado por estas herramientas. Todo ello redunda en la retención del talento y por lo tanto en tener que salir menos al mercado laboral y afrontar una reducción de los gastos de on-boarding y formación de nuevos empleados.
Alcance y personalización
El personal administrativo ahorra 15 minutos al día evitando alternar entre diferentes aplicaciones y sistemas al disponer de toda la información y recursos disponibles en un único lugar gracias a Teams. Para el personal “de primera línea” este ahorro se cuantifica en 5 minutos al día.
Además, la extensión a clientes, proveedores y otros terceros relacionados con nuestro negocio de esta centralización de la información y los espacios de trabajo redunda en disponer de 24 minutos hábiles adicionales al día. También por extensión se mejora la experiencia del cliente y/o figura externa.
Conclusiones del estudio
Los datos hablan por sí mismos. Para la organización tipo del estudio, el beneficio en tres años de la implantación de Teams supone la friolera de 30,3 millones de dólares con una inversión de 3,3 millones de dólares, un ROI del 832% y un tiempo de recuperación de la inversión inferior a los 6 meses.
Ipso facto comprendemos la importancia vital de garantizar y aspirar a un espacio de trabajo digital con movilidad, colaboración y seguridad que ejerza de efecto multiplicador de la productividad, ahorre costes y retenga el talento al mejorar la experiencia del empleado.
Todo ello redunda en una capacidad superior para ofrecer la mejor experiencia de usuario posible al maximizar el talento de nuestra organización y poder tomar decisiones, adaptarnos y solventar problemas de una manera mucho más ágil.
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