Aprovecha el valor de los datos y potencia tu cadena de valor

Os contamos el porqué de las plataformas ECM y la forma en la que impactan en tu cuenta de resultados.

De la digitalización a la gestión de contenidos pasando
por la gestión documental

La evolución del documento a lo largo de las dos últimas décadas ha sido salvaje. Lo que comenzó tímidamente como una digitalización poco práctica en forma de imagen se ha ido transformando poco a poco en un universo repleto de posibilidades. A la par que crecen las opciones, emergen los desafíos. La cultura del dato es imparable, se habla de cuadruplicar el volumen generado entre 2019 y 2025 y multiplicar por 50 los datos que crearemos en 2035 respecto a los de 2019. Existen multitud de opciones, las decisiones y estrategias cada vez están más dirigidas por los datos, los clientes evolucionan y por extensión sus preferencias en materia de comunicación, exigencia y servicios.

Las estrategias están centradas totalmente en los clientes y en su experiencia con los productos y servicios. Ahora estamos hablando de generar un impacto directo y claro sobre la cadena de valor de las empresas, sobre la forma en que éstas otorgan un valor diferencial a sus productos y servicios. Las consultoras de Transformación Digital deben asociarse con sus clientes para acompañarlos en todo el viaje, analizar y mejorar la situación actual, los procesos y desafíos más críticos que les impiden acometer las tareas que realmente aportan valor diferencial y que les ayudarían a conseguir la excelencia exigida por sus clientes.

Se trata de hacer fácil la adopción y aprovechamiento de la tecnología, de acompañar a las personas y de obtener beneficios claros. Estamos hablando de incrementar beneficios directamente en la cuenta de resultados, ahorrar costes, facilitar la implementación, integración y empleo de la tecnología y conseguir finalmente el ansiado valor añadido que nos otorgue una posición competitiva para mejorar la experiencia de nuestros clientes.

Enterprise Content Management

Como contábamos al inicio del artículo, los documentos han ido integrándose poco a poco en nuestro ecosistema digital. De convertirse en una imagen que podíamos archivar y localizar fácilmente, el clásico concepto de gestión documental a la definición actual de las plataformas de gestión de contenido empresarial (ECM o CMS por sus siglas en inglés).

Enterprise Content Management o Content Management System son todas aquellas estrategias, herramientas y políticas creadas para gestionar contenidos empresariales en las organizaciones y que inciden en la forma en la que creamos, archivamos, colaboramos y gestionamos mediante flujos de trabajo automatizados.

Los desafíos actuales con la documentación los encontramos principalmente a la hora de archivar y localizar documentos, con una dependencia excesiva del papel. Las nuevas formas de trabajar en movilidad y de forma colaborativa con dispositivos personales, corporativos y móviles configuran un nuevo ecosistema digital más difícil de gestionar, con una superficie de riesgo mayor y con gran cantidad de variables que tener en cuenta para no perecer bajo el peso de tanto dato. La seguridad se convierte en algo prioritario cuando estamos hablando del mayor activo de la empresa: los datos, sin los cuales podrían producirse diferentes contingencias que pondrían a prueba como nunca la continuidad de la organización.

Sí os hablamos de una plataforma que incrementa un 25% la eficiencia, que reduce un 75% los tiempos de búsqueda, un 41% el espacio físico destinado a almacenamiento de documentación, que incrementa un 60% la productividad del personal de backoffice, que además reduce la huella de carbono de la empresa y que nos ofrece un sistema de recuperación ante desastres, al menos nos interesaría conocer sus bondades.

Como habéis adivinado estamos hablando de las plataformas de gestión de contenido empresarial, la evolución de la gestión documental que se apoya en nuevas tecnologías como la automatización de procesos, el machine learning y el big data para facilitarnos tareas como la indexación de contenidos y la obtención de metadatos de forma automática con OCR Inteligente.

¿Qué posibilidades nos ofrecen estas plataformas ECM?

• Capturar y organizar documentos, prescindiendo del papel. Como ejemplo más obvio tenemos la digitalización y automatización de facturas certificada por la agencia tributaria. Podemos integrar el archivado a la plataforma desde gestores de correo electrónico y diversas aplicaciones.
• Las consultas de información son una práctica muy habitual para cualquier tipo de personal, desde el back-office hasta el personal de campo y los agentes de ventas. Simplificar las búsquedas y accesos, en cualquier momento y en cualquier lugar no es una opción y si encima incrementamos su seguridad, nos encontramos ante una estrategia win-win.
• La forma de trabajar en las empresas ha cambiado, ya no existen departamentos estancos y normalmente cada proyecto involucra a figuras con diferentes tipos de roles y habilidades que les exige colaborar en diferentes fases respecto a la documentación. Nos enfrentamos además al reto de colaborar con terceros externos a la organización como proveedores, clientes y partners. Por lo tanto, tenemos que asegurar tener a mano la última versión del documento, poder acceder a control de versiones, ver listas de tareas y controlar las que restan por hacer, así como recibir automáticame
  nte los documentos.
• La integración de un sistema de gestión del contenido empresarial es vital. Se trata del archivador central de la empresa para toda la documentación y por lo tanto tiene que poder trabajar con los programas que utilizas a diario. Además, debe integrar flujos fluidos de información entre aplicaciones, departamentos y equipos. Todo ello de forma segura. Tenemos que potenciar las relaciones con nuestros clientes, acelerar procesos financieros y administrativos, modernizar las tareas de recursos humanos y conseguir que la información fluya por toda la organización de la forma más sencilla, flexible y segura posible, cumpliendo con todas las normativas de protección de datos y políticas internas de compliance. Todo ello para evitar errores humanos y asegurarnos que destinamos los recursos a tareas que exigen valor añadido.

Las soluciones en la nube de gestión del contenido empresarial (ECM) nos ofrecen una mayor seguridad mediante encriptación, comunicación segura y separación estricta de datos, además la información se aloja en servidores en la nube con las mayores certificaciones de seguridad. La recuperación ante desastres está asegurada.

Escalabilidad y metodología ágil en su implementación,
implantación e integración

El modelo de negocio de este tipo de sistemas, como por ejemplo DocuWare, vela por la escalabilidad a la hora de contratar espacio de almacenamiento e incrementar el número de usuarios. No requiere de instalación al tratarse de una plataforma cloud y ofrece una disponibilidad sin parangón con una distribución de carga y ajustes de rendimiento estables. Cuentan con seguridad en tiempo real y supervisión y soporte de sistemas ininterrumpidos.

La filosofía a la hora de transformar nuestros procesos es acometerlos de forma ágil, comenzando por el más crítico, el que nos permita incrementar más nuestra cadena de valor o el que nos genere más cuellos de botella. A partir de ahí, la escabilidad de la plataforma y sus posibilidades nos permite ir acometiendo proyectos sucesivos, contando ya con la fidelidad del empleado al haber experimentado con el primer caso de éxito las mejoras que aporta.

¿Conocías este tipo de soluciones? ¿Has pensado en cómo podrían ayudarte? ¿Te has detenido a analizar tu cadena de valor y la de tu sector para ver cómo innovar y ofrecer un valor añadido diferencial?